تُعرف مدينة إسبو بنموّها وتطوّرها، لكن تجارب كثير من السكان وروّاد الأعمال مع بيروقراطية المدينة تروي قصة أخرى. تمتد أوقات معالجة تصاريح البناء، وتبدو هياكل الإدارة معقّدة. هل حان الوقت للنظر في كيفية تمكّن إدارة إسبو من خدمة سكانها على نحو أفضل؟
هيكل إدارة إسبو وأعداد الموظفين
تتكوّن منظمة مدينة إسبو من إدارة المجموعة، ومنطقة نتائج الحيوية، ومجالين: مجال النمو والتعلّم، ومجال البيئة الحضرية. وابتداءً من مطلع عام 2023، توزّع موظفو مدينة إسبو على المجالات المختلفة بحيث شكّل موظفو الطفولة المبكرة نحو 30 في المئة من إجمالي الموظفين.
في إسبو، تمايزت المجالات بقوة شديدة، وهو أمر جيد جزئياً، لكنه في الوقت نفسه يسبب خطر تداخل الوظائف. فعلى سبيل المثال، قد تعمل خدمات الدعم مثل إدارة الموارد البشرية والاتصالات وإدارة تكنولوجيا المعلومات في عدة وحدات مختلفة بشكل منفصل، رغم أن المهام والأهداف متشابهة. هنا توجد فرصة للتكامل وتخفيف الأعباء الإدارية، دون أن تتضرر جودة الخدمات.
إضافةً إلى ذلك، سيكون من المهم النظر فيما إذا كانت وحدات التطوير الداخلية في المدينة محددة الأدوار بوضوح. فالأهداف الجيدة، مثل التحول الرقمي، وعمل ESG، وتنسيق التنمية المستدامة، قد تكون متداخلة أو مجزأة إذا لم تُركَّز المسؤولية بوضوح ولم تكن الممارسات شفافة حقاً.
تحديات عملية تصريح البناء
أثارت معالجة تصاريح البناء في إسبو نقاشاً. ففي عام 2022 انتظرت إحدى العائلات تصريح بناء لمدة تسعة أشهر، مما صعّب تخطيط البناء وتنفيذه. ومع ذلك، سعت المدينة إلى تطوير خدماتها الإلكترونية في رقابة البناء، بما يدعم العملية بأكملها من تقديم الطلب حتى اكتمال البناء.
بالإضافة إلى ذلك، يواجه العديد من البنّائين الصغار ومشاريع المنازل المنفصلة صعوبات عندما يُنظر إلى الإرشادات على أنها متناقضة أو متغيرة. وغالباً ما يجد مقدمو الطلبات صعوبة في الحصول على معلومات واضحة حول ما المطلوب في كل مرحلة. وهذا يسبب الإحباط ويضعف الثقة في الخدمة العامة. وقد يكون أحد الحلول تعيين مسؤول محدد في رقابة البناء يرافق مقدم الطلب طوال العملية.
مثل هذا الإرشاد للعميل لا يعني زيادة حجم العمل، بل يعني أن يكون لدى مقدم الطلب شخص قادر على الإجابة ودفع الأمر قدماً في المرحلة المناسبة. وفي الوقت نفسه، سيساعد ذلك أيضاً الموظفين العموميين، إذ ستقل الاستفسارات غير الضرورية والمرفقات المقدمة بشكل خاطئ.
إجراءات التطوير وآفاق المستقبل
قامت مدينة إسبو بمراجعة وظائفها الإدارية والداعمة لضمان مبررات العمل ومنطقيته. وقد ذكر مدير المدينة Jukka Mäkelä أن عدد الموظفين لن يُخفَّض، لكن يُسعى إلى تحسين كفاءة العمل. بالإضافة إلى ذلك، تم اعتماد نموذج التشغيل Suuntaamo في إسبو، الذي يجدّد ممارسات قيادة الموارد البشرية من خلال التركيز، من بين أمور أخرى، على التغذية الراجعة المستمرة والقيادة التوجيهية.
تُجرى التغييرات التنظيمية غالباً من الأعلى إلى الأسفل، ورغم أن لها أهدافاً جيدة، لا تُقيَّم آثارها على الميدان دائماً بما يكفي. فعلى سبيل المثال، يُعد تطبيق نموذج التشغيل Suuntaamo خطوة جيدة، لكن في الوقت نفسه سيكون من المهم متابعة تأثيراته على عبء عمل الموظفين وتجربة العملاء. إن الحلول الرقمية مرحّب بها، لكن يجب أن تكون سهلة الاستخدام وتوفّر الوقت فعلاً.
وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يكون بالإمكان خلق ثقافة لا يكون فيها طرح أوجه القصور مشكلة بل مصدر قوة. إن ملاحظات السكان والموظفين معلومات قيّمة – ولا يجوز أن تبقى راكدة في الأنظمة دون إجراءات.
ختاماً
يتطلب نمو مدينة إسبو وتطورها من الإدارة مرونة وقدرة على خدمة سكانها بكفاءة. إن تسهيل عمليات تصاريح البناء ومراجعة هياكل الإدارة خطوات نحو مدينة لا تعيق فيها البيروقراطية التطور، بل تدعمه.
لدى إسبو كل المقومات لتُظهر للبلاد بأكملها كيف يمكن لإدارة مدينة كبرى أن تكون فعالة وودية للسكان في آنٍ واحد. غير أن ذلك يتطلب متابعة مستمرة، ومؤشرات، وشفافية – وكذلك الاستعداد للاعتراف بأن الهياكل تحتاج أحياناً إلى التفكيك وإعادة البناء بصورة أفضل.
نعم، وُعِد بالكثير – لكن القليل من الملموس قد شوهد. سُمعت وعود بشأن التعامل الإلكتروني، وترخيص أكثر سلاسة، وتجربة عملاء أفضل على مدار سنوات. ومع ذلك، على المستوى العملي، لا يزال كثير من سكان إسبو يواجهون المشكلة نفسها: انتظاراً بلا رد، ومسؤولية غير واضحة، وضباباً بيروقراطياً.
الآن حان الوقت للانتقال من الأقوال إلى الأفعال – وجعل إسبو مدينة تعمل فعلاً وتخدم سكانها وروّاد أعمالها. ليس لدينا رفاهية الإبقاء على نظام يعرقل حين ينبغي أن يسرّع.
المصدر: Uusi Suomi
Markku Arvekari
Digital Transformation Expert
