تُعرَف مدينة إسبو بنموّها وتطوّرها، لكن تجارب كثير من السكان وروّاد الأعمال مع بيروقراطية المدينة تروي قصة مختلفة. تمتد أوقات معالجة تصاريح البناء، وتبدو هياكل الإدارة معقّدة. هل حان الوقت للنظر في كيفية تمكين إدارة إسبو من خدمة سكانها بشكل أفضل؟
هيكل إدارة إسبو وأعداد الموظفين
تتكوّن منظمة مدينة إسبو من الإدارة المركزية للمجموعة، ومنطقة نتائج الحيوية، ومن مجالين: مجال النمو والتعلّم ومجال البيئة الحضرية. ومنذ بداية عام 2023، توزّع موظفو مدينة إسبو على المجالات المختلفة بحيث شكّل موظفو التعليم المبكر نحو 30% من إجمالي الموظفين.
في إسبو، تم فصل المجالات بشكل قوي للغاية، وهو أمر جيد جزئياً، لكنه في الوقت نفسه يسبّب خطر تداخل الوظائف. فعلى سبيل المثال، قد تُدار خدمات الدعم مثل إدارة الموارد البشرية والاتصالات وتقنية المعلومات في عدة وحدات مختلفة كلٌ على حدة، رغم أن المهام والأهداف متشابهة. هنا توجد فرصة للتآزر وتخفيف العبء الإداري، من دون أن تتأثر جودة الخدمات.
بالإضافة إلى ذلك، سيكون من المهم النظر فيما إذا كانت وحدات التطوير الداخلية في المدينة محددة الأدوار بوضوح. فالأهداف الجيدة، مثل التحول الرقمي، وعمل ESG، وتنسيق التنمية المستدامة، قد تكون متداخلة أو مجزأة إذا لم تُركَّز المسؤولية بوضوح ولم تكن الممارسات شفافة فعلاً.
تحديات عملية تصريح البناء
أثار التعامل مع تصاريح البناء في إسبو نقاشاً. ففي عام 2022، انتظرت إحدى العائلات تصريح بناء لمدة تسعة أشهر، ما صعّب التخطيط للبناء وتنفيذه. ومع ذلك، سعت المدينة إلى تطوير خدماتها الإلكترونية في الرقابة على البناء، وهو ما يدعم العملية كاملة من تقديم الطلب حتى اكتمال المبنى.
إضافة إلى ذلك، يواجه العديد من البنّائين الصغار ومشاريع البيوت المستقلة صعوبات عندما تُعتبر الإرشادات متناقضة أو متغيرة. وغالباً ما يجد المتقدمون صعوبة في الحصول على معلومات واضحة حول ما المطلوب في كل مرحلة. وهذا يسبب الإحباط ويضعف الثقة في الخدمة العامة. وقد يكون أحد الحلول تعيين مسؤول في الرقابة على البناء يرافق المتقدم طوال العملية.
مثل هذا التوجيه للعميل لا يعني زيادة حجم العمل، بل يعني أن لدى المتقدم شخصاً يستطيع الإجابة ودفع الموضوع قدماً في المرحلة الصحيحة. وفي الوقت نفسه، سيساعد ذلك الموظفين أيضاً، إذ ستقل الاستفسارات غير الضرورية والملاحق المقدمة بشكل خاطئ.
إجراءات التطوير وآفاق المستقبل
قامت مدينة إسبو بمراجعة وظائفها الإدارية ووظائف الدعم لضمان وجاهة العمل ومعقوليته. وقد ذكر مدير المدينة Jukka Mäkelä أنه لن يتم تقليص عدد الموظفين، لكن يُسعى إلى تحسين كفاءة العمل. بالإضافة إلى ذلك، تم اعتماد نموذج التشغيل Suuntaamo في إسبو، وهو يجدّد ممارسات قيادة الموارد البشرية مع التركيز، من بين أمور أخرى، على التغذية الراجعة المستمرة والقيادة التدريبية.
غالباً ما تُجرى التغييرات التنظيمية من الأعلى إلى الأسفل، ورغم أن لها أهدافاً جيدة، فإن آثارها على الميدان لا تُقيَّم دائماً بما يكفي. فعلى سبيل المثال، يُعد تطبيق نموذج التشغيل Suuntaamo خطوة جيدة، لكن في الوقت نفسه سيكون من المهم متابعة تأثيراته على عبء عمل الموظفين وتجربة العملاء. الحلول الرقمية مرحّب بها، لكنها يجب أن تكون سهلة الاستخدام وأن توفّر الوقت فعلاً.
وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يكون بالإمكان خلق ثقافة لا يُعد فيها طرح أوجه القصور مشكلة بل مورداً. إن ملاحظات السكان والموظفين معلومات قيّمة – ولا يجوز أن تبقى راكدة في الأنظمة من دون إجراءات.
أخيراً
يتطلب نمو مدينة إسبو وتطورها من الإدارة مرونة وقدرة على خدمة سكانها بكفاءة. إن تسهيل عمليات تصاريح البناء ومراجعة هياكل الإدارة خطوات نحو مدينة لا تعرقل فيها البيروقراطية التطور، بل تدعمه.
لدى إسبو كل المقومات لتُظهر للبلاد كلها كيف يمكن لإدارة مدينة كبرى أن تكون فعّالة ومراعية للسكان في آن واحد. لكن هذا يتطلب متابعة مستمرة ومؤشرات وشفافية – وكذلك استعداداً للاعتراف بأن الهياكل تحتاج أحياناً إلى التفكيك وإعادة البناء بصورة أفضل.
نعم، وُعد بالكثير – لكن القليل من الملموس قد شوهد. لقد سُمعت وعود بشأن المعاملات الإلكترونية، وتسريع منح التصاريح، وتحسين تجربة العملاء على مدى سنوات. ومع ذلك، على المستوى العملي لا يزال كثير من سكان إسبو يواجهون المشكلة نفسها: انتظار بلا رد، ومسؤولية غير واضحة، وضبابية البيروقراطية.
الآن حان الوقت للانتقال من الأقوال إلى الأفعال – وجعل إسبو مدينة تعمل فعلاً وتخدم سكانها وروّاد أعمالها. لا يمكننا تحمّل كلفة الإبقاء على نظام يعرقل حين ينبغي أن يسرّع.
المصدر: Uusi Suomi
Markku Arvekari
Digital Transformation Expert
