Espoon kaupunki on tunnettu kasvustaan ja kehityksestään, mutta monien asukkaiden ja yrittäjien kokemukset kaupungin byrokratiasta kertovat toista tarinaa. Rakennuslupien käsittelyajat venyvät, ja hallinnon rakenteet vaikuttavat monimutkaisilta. Onko aika tarkastella, kuinka Espoon hallinto voisi palvella paremmin kaupunkilaisiaan?
Espoon hallinnon rakenne ja henkilöstömäärät
Espoon kaupungin organisaatio koostuu konsernihallinnosta, elinvoiman tulosalueesta sekä kahdesta toimialasta: kasvun ja oppimisen toimialasta sekä kaupunkiympäristön toimialasta. Vuoden 2023 alusta Espoon kaupungin henkilöstö jakautui eri toimialoille siten, että varhaiskasvatuksen henkilöstö kattoi noin 30 prosenttia koko henkilöstöstä.
Espoossa toimialat ovat eriytyneet hyvin vahvasti, mikä on osin hyvä asia, mutta samalla se aiheuttaa riskiä päällekkäisistä toiminnoista. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon, viestinnän ja tietohallinnon kaltaiset tukipalvelut saattavat pyöriä useissa eri yksiköissä erillään, vaikka tehtävät ja tavoitteet ovat yhteneviä. Tässä olisi mahdollisuus synergiaan ja hallinnon keventämiseen, ilman että palvelujen laatu kärsii.
Lisäksi olisi tärkeää tarkastella, ovatko kaupungin sisäiset kehitysyksiköt selkeästi roolitettu. Hyvät tavoitteet, kuten digitalisaatio, ESG-työ ja kestävän kehityksen koordinointi voivat olla päällekkäisiä tai pirstaleisia, jos vastuuta ei ole keskitetty selkeästi ja toiminta ei ole aidosti läpinäkyvää.
Rakennuslupaprosessin haasteet
Rakennuslupien käsittely Espoossa on herättänyt keskustelua. Vuonna 2022 eräs perhe odotti rakennuslupaa yhdeksän kuukautta, mikä vaikeutti rakentamisen suunnittelua ja toteutusta. Kaupunki on kuitenkin pyrkinyt kehittämään sähköisiä palvelujaan rakennusvalvonnassa, mikä tukee koko prosessia hakemuksesta rakennuksen valmistumiseen asti.
Lisäksi useat pienrakentajat ja omakotitalohankkeet kohtaavat vaikeuksia, kun ohjeistus koetaan ristiriitaiseksi tai muuttuvaksi. Hakijoiden on usein vaikea saada selkeää tietoa siitä, mitä missäkin vaiheessa vaaditaan. Tämä aiheuttaa turhautumista ja heikentää luottamusta julkiseen palveluun. Yksi ratkaisu voisi olla rakennusvalvontaan nimetty vastuuhenkilö, joka kulkisi hakijan rinnalla koko prosessin ajan.
Tällainen asiakasohjaus ei tarkoita työn määrän kasvua vaan sitä, että hakijalla on joku, joka osaa vastata ja edistää asiaa oikeassa vaiheessa. Samalla se auttaisi myös viranhaltijoita, kun turhat kyselyt ja väärin toimitetut liitteet vähenisivät.
Kehittämistoimet ja tulevaisuuden näkymät
Espoon kaupunki on tarkastellut hallinto- ja tukitoimintojaan varmistaakseen toiminnan perusteltavuuden ja järkevyyden. Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä on todennut, että henkilöstön määrää ei vähennetä, mutta toiminnan tehokkuutta pyritään parantamaan. Lisäksi Espoossa on otettu käyttöön Suuntaamo-toimintamalli, joka uudistaa henkilöstöjohtamisen käytäntöjä keskittyen muun muassa jatkuvaan palautteeseen ja valmentavaan johtamiseen.
Organisaatiomuutoksia tehdään usein ylhäältä käsin, ja vaikka niillä on hyvät tavoitteet, niiden vaikutuksia kenttään ei aina arvioida riittävästi. Esimerkiksi Suuntaamo-toimintamallin käyttöönotto on hyvä askel, mutta samalla olisi tärkeää seurata sen vaikutuksia työntekijöiden kuormitukseen ja asiakaskokemukseen. Digiratkaisut ovat tervetulleita, mutta niiden tulee olla helppokäyttöisiä ja aidosti ajankäyttöä säästäviä.
Samalla pitäisi pystyä luomaan kulttuuri, jossa epäkohtien esiin nostaminen ei ole ongelma vaan voimavara. Asukkaiden ja työntekijöiden palaute on arvokasta tietoa – se ei saa jäädä järjestelmiin makaamaan ilman toimintaa.
Lopuksi
Espoon kaupungin kasvu ja kehitys edellyttävät hallinnolta joustavuutta ja kykyä palvella asukkaitaan tehokkaasti. Rakennuslupaprosessien sujuvoittaminen ja hallinnon rakenteiden tarkastelu ovat askeleita kohti kaupunkia, jossa byrokratia ei hidasta kehitystä, vaan tukee sitä.
Espoolla on kaikki edellytykset näyttää koko maalle, miten suurkaupungin hallinto voi olla sekä tehokas että asukasystävällinen. Tämä vaatii kuitenkin jatkuvaa seurantaa, mittareita ja avoimuutta – sekä valmiutta tunnustaa, että joskus rakenteita täytyy purkaa ja rakentaa uudelleen paremmin.
Kyllä, paljon on luvattu – mutta vähän on konkretiaa nähty. Lupauksia sähköisestä asioinnista, sujuvammasta luvituksesta ja paremmasta asiakaskokemuksesta on kuultu vuosien ajan. Silti käytännön tasolla moni espoolainen kohtaa yhä saman ongelman: odottamista ilman vastausta, epäselvää vastuuta ja byrokratian sumuverhoa.
Nyt on aika siirtyä puheista tekoihin – ja tehdä Espoosta oikeasti toimiva, asukkaitaan ja yrittäjiään palveleva kaupunki. Meillä ei ole varaa ylläpitää järjestelmää, joka jarruttaa, kun sen pitäisi vauhdittaa.
Lähde: Uusi Suomi
Markku Arvekari
Digital Transformation Expert
